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关于规范公司档案管理的工作方案

时间:2019-05-29 07:59:02  来源:本站  作者:

  关于规范公司档案管理的工作方案_工程科技_专业资料。XX 公司关于规范公司档案管理的工作方案 为规范我公司档案管理,避免档案遗失,提升档案管理的水 平,结合我公司实际,对规范公司档案管理工作提出以下方 案: 一、规范档案管理的重要意义 企业档案是科学决

  XX 公司关于规范公司档案管理的工作方案 为规范我公司档案管理,避免档案遗失,提升档案管理的水 平,结合我公司实际,对规范公司档案管理工作提出以下方 案: 一、规范档案管理的重要意义 企业档案是科学决策的依据。企业在做出科学判断决策之前 所参考的情况和数据,离不开真实完整的档案信息。企业档 案是企业效益的体现。企业档案是企业各项管理工作综合效 益的反映,它广泛渗透和直接间接作用于企业活动的各个环 节。 企业档案是企业的重要资源。在企业众多的资源中,企业档 案信息资源是一项重要的资源,其权威性高于和有别于其他 资源,它是企业信息中最主要、最基本的信息。 二、规范档案管理的实施计划 结合我公司实际情况, 档案规范工作从制度建设、 档案收集、 设备配置以及档案整理和档案信息化建设入手。 (一)完善公司档案管理制度(该项工作计划在 2017 年 4 月 24 日至 5 月 5 日完成) 1、随着公司业务的展开,公司档案资料越来越多,而且档 案工作专业性强,需要指定专门人员负责档案管理工作;其 次要明确各方责任:包括公司、领导、职能部室、档案室、 档案管理人员。 2、依据《企业档案工作规范》,编制公司档案分类表。 3、根据档案分类表确定公司档案归档范围和保管期限,并 且根据公司发展每 3-5 年进行一次调整。 (二)档案收集(与完善制度同步进行,计划在 2017 年 4 月 24 日至 5 月 5 日完成) 着重收集业务档案,各分管领导及职能部门的业务档案是公 司档案的重要组成部分,也是本次档案收集的核心。拟以正 式文件通知相关人员、部门归集档案,明确相关人员责任, 并限定期限。 (三)设备设施配置(计划在 2017 年 4 月 24 日至 5 月 12 日完成) 1、建议暂时设置档案库房一间。 2、按照档案室“八防”要求配置设备。 3、建议选用密集柜作为档案柜。 4、购买其他相应设施(见附表)。 (四)档案整理实施(计划在 2017 年 4 月 24 日至 6 月 10 日完成) 从时间、专业、资源角度考虑,建议聘请专业人员指导、协 助工作,公司配置多人集中工作。 (五)档案信息化建设(计划在 2017 年 4 月 24 日至 6 月 10 日完成) 档案信息化是指档案管理模式以档案实体为重心向档案信 息为重心转变的过程。这是一个长期发展的过程,要不断地 采用现代信息技术装备档案部门,从而极大地提高档案管理 和利用的现代化水平。 档案信息的数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、调 整扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质 文件和已归档保存的电子档案、系统组织成具有有序结构的 档案信息库。 三、目前需尽快开展的工作 (一)修订公司档案管理办法,进一步完善公司的档案管理 制度。 (二)根据公司职能、业务,编制公司档案归档范围和保管 期限表。 (三)购置库房设备、设施。 四、需要公司提供的支持 (一)领导重视 档案管理工作需要公司领导高度重视。 (二)人员支持 此项工作具体由综合部负责。由于综合部人员有限,建议从 其他部门抽调人员配合开展此项工作,一方面利于工作开 展,同时积累档案管理工作的经验。 (三)设备设施配置 1、从公司规划发展和档案管理规定考虑,建议暂时只设置 一间档案库房,不设置阅览室。 2、档案库房面积要求满足公司档案管理需要,并有一定预 留空间(20-30)年,建议使用综合部办公室内置房间; 3、档案柜(架)数量要求能满足今后 20-30 年左右发展的需 要,能放 A4 规格档案,从公司长期发展和档案存放量角度 考虑,建议选用密集柜。 4、档案库房要实现“三铁”:铁门、铁窗、铁柜(架); 5、档案库房要达到“八防”:防炎、防盗、防光、防潮、 防尘、防高温、防有害气体、防有害生物(虫、霉、鼠等)。 6、档案盒使用无酸纸封底面、档案盒; 7、根据实际需要配备必要的管护设备,见附件“综合档案 室管护设备一览表”。 五、费用预算:综合档案室设备配置预算万元,具体见附表。 附件:1.综合档案室需配图管护设备一览表; 2.综合档案室已有管护设备一览表。 XX 公司 2017 年 4 月 18 日

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